Die Umstellung auf die E-Rechnung klingt kompliziert? Keine Sorge! Mit den richtigen technischen Voraussetzungen ist der Wechsel einfacher als gedacht. Hier erfährst du, was du brauchst, um E-Rechnungen problemlos zu senden und zu empfangen.
Damit du E-Rechnungen erstellen kannst, brauchst du eine Software, die das Format XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Viele gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten bereits integrierte Lösungen. Falls dein System nicht kompatibel ist, gibt es cloudbasierte Tools, die eine einfache Umwandlung ermöglichen.
1. Ein kompatibles Rechnungsprogramm oder ERP-System
E-Rechnungen werden nicht einfach per E-Mail verschickt – sie müssen über sichere Kanäle an den Empfänger übermittelt werden. Dazu gehören:
2. Ein sicheres Übertragungsmedium
✔ PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online)
✔ Online-Plattformen wie das ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) oder OZG-RE
✔ EDI-Schnittstellen für automatisierten Datenaustausch
3. Eine elektronische Signatur? Nicht unbedingt!
Eine digitale Signatur ist für E-Rechnungen in Deutschland nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist, dass die Rechnung im richtigen Format übermittelt wird und alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält.
4. Eine stabile Internetverbindung
Da E-Rechnungen digital ausgetauscht werden, solltest du sicherstellen, dass deine Internetverbindung stabil ist – besonders, wenn du viele Rechnungen verschickst oder empfängst.
5. Archivierungslösung für rechtssichere Speicherung
E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre digital aufbewahrt werden. Eine revisionssichere Archivierungslösung sorgt dafür, dass du jederzeit auf deine Rechnungen zugreifen kannst, ohne sie nachträglich zu verändern.
Mit diesen technischen Voraussetzungen bist du bestens vorbereitet. Falls du Fragen hast oder Unterstützung brauchst – wir helfen dir gerne weiter! 🚀
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