Wie speichert man eine e-rechnung und wie muss diese aussehen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie elektronisch verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dateien oder gescannten Dokumenten enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.In Deutschland erfüllen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD diese Anforderungen.

Anforderungen an das Format einer E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und eine reibungslose Verarbeitung gewährleistet ist, müssen bestimmte Kriterien erfüllt werden:

Strukturiertes Format: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das den europäischen Normen entspricht. In Deutschland sind dies insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD.
Verpflichtende Angaben: Neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen weitere Informationen enthalten sein, wie beispielsweise die Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Maschinenlesbarkeit: Das Format der E-Rechnung muss so gestaltet sein, dass eine automatische elektronische Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe möglich ist.

Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen

Die korrekte Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen ist essenziell, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Integrität der Daten sicherzustellen. Folgende Aspekte sind dabei zu berücksichtigen:

E-Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Dies kann durch den Einsatz geeigneter technischer Maßnahmen, wie beispielsweise revisionssichere Archivierungssysteme, gewährleistet werden.

Unveränderbarkeit

Lesbarkeit

Die Lesbarkeit der E-Rechnung muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sichergestellt sein. Dies bedeutet, dass sowohl die technische als auch die inhaltliche Lesbarkeit gewährleistet sein muss.

Es ist sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die gespeicherten E-Rechnungen haben. Dies erfordert entsprechende Zugriffsberechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen.

Zugriffssicherheit

Aufbewahrungsfristen

In Deutschland unterliegen E-Rechnungen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Unternehmen sind verpflichtet, diese Fristen einzuhalten und die E-Rechnungen entsprechend zu archivieren.

Praktische Umsetzung

Für die praktische Umsetzung der Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen sollten Unternehmen folgende Schritte berücksichtigen:

Einsatz geeigneter Softwarelösungen: Nutzen Sie spezialisierte Software, die die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen unterstützt und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen geschult sind und die relevanten Prozesse kennen.
Überprüfung der IT-Infrastruktur: Ihre IT-Infrastruktur sollte den Anforderungen an die Verarbeitung und Speicherung von E-Rechnungen entsprechen. Dies umfasst sowohl Hardware- als auch Softwarekomponenten.
Regelmäßige Überprüfung der Archivierungssysteme: Führen Sie regelmäßige Audits durch, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und die Funktionalität Ihrer Archivierungssysteme sicherzustellen.

Durch die Beachtung dieser Aspekte können Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung optimal nutzen.